Comment identifier et éviter efficacement le spam dans vos communications  ?

Fléau de la génération internet, le spam ou courrier indésirable (voire pourriel) pollue de plus en plus les messageries. Qu’il s’agisse de courriels, de messages via les réseaux sociaux ou de tentatives de contact par téléphone, les idées ne manquent pas aux hackers pour pirater des données, détourner de l’argent ou s’introduire dans les systèmes à partir d’un simple mail.

Comment identifier et éviter efficacement le spam dans vos communications ? Nous vous établissons la liste des meilleures pratiques pour une boîte de réception propre.

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Qu’est-ce qu’un spam ?

Qu’est-ce qu’on appelle spam ?

Le spam électronique est un système d’échange électronique non désiré qui vient polluer votre boîte de réception. Tantôt publicitaires, tantôt commerciaux, les spams (aussi appelés pourriels ou courriers indésirables) peuvent également être malveillants. On les appelle spams, et non courriels ou e-mail, car ils détournent la réglementation en matière de consentement des destinataires.

La plupart du temps, les spams ciblent les comptes de messagerie (Gmail, Outlook, etc.), mais peuvent également s’immiscer sur les réseaux sociaux, et/ou faire l’objet d’un hacking par logiciel malveillant (rançongiciel).

Quel est le but d’un spam ?

Selon le type de spam, le but peut être différent vis-à-vis de l’utilisateur. La plupart du temps, il s’agit de ventes de produits ou de services, de propagande, de publicités virales ou encore de newsletter intempestives.

Mais il peut également s’agir de diffuser un virus ou d’installer un malware (logiciel malveillant), de voler des données personnelles et/ou professionnelles, ou encore de lancer une cyberattaque sur une entreprise pour détourner des fonds.

Dans quelles catégories trouve-t-on des spams ?

Les spams proviennent généralement de destinataires inconnus ou qui utilisent les mêmes adresses que certaines entreprises ou organisations, à une lettre près. Toutes les catégories, toutes les branches et tous les sujets peuvent faire l’objet d’un spam, mais certains sont plus courants que d’autres comme ceux mentionnés dans le tableau ci-dessous.

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Comment faire pour arrêter les spams ?

Comment repérer un spam ?

Pour repérer un spam, il faut se poser plusieurs questions.

• Est-ce que le courriel m’est vraiment destiné ?

Les spams sont destinés à un grand nombre de personnes. Ils sont donc, la plupart du temps, peu ou pas du tout personnalisés.

• Le sujet du courriel me concerne-t-il ?

Tout comme l’absence de personnalisation, le spam traite de sujets qui ne vous concernent pas directement. Si c’est le cas, gardez en tête que le spam doit cibler un grand nombre de personnes. Les sujets sont donc très vastes (argent, couple, beauté, travail, etc.).

• Est-ce que je connais l’expéditeur ?

Si la réponse est non, méfiez-vous. De plus, soyez vigilant quant à l’adresse mail en elle-même et notamment le nom de domaine. Peu de chance qu’un site officiel suisse se termine par @mail.ch ou @gmail.com.

• Quel est le niveau de langage du courrier ?

Même s’il ne s’agit pas d’une généralité, de nombreux spams sont grammaticalement incorrects. Fautes d’orthographe, tutoiement, expressions inappropriées ou images floues, pixellisées, douteuses : il s’agit sûrement d’un spam (surtout si le faux destinataire se fait passer pour un organisme officiel).

• Y a-t-il des liens dans le mail ?

Bien qu’il ne s’agisse pas toujours de mails douteux avec des liens forcément frauduleux, il est conseillé de toujours vérifier l’information sur le site en question, dans une nouvelle barre de recherche ou un nouvel onglet. Pour vérifier l’adresse du lien, laissez votre curseur dessus sans cliquer. Si HTTPS n’apparaît pas, fuyez  !

• Quel est le sujet du mail ?

Aucun organisme officiel ne vous demandera vos coordonnées par mail. Au mieux, on vous avertira qu’un message ou un document se trouve dans votre espace sécurisé. Aussi, soyez prudent sur les destinataires qui prétendent vous connaître et qui vous demandent des informations. Une demande à caractère douteux ? C’est sûrement un spam. Pensez à bloquer le destinataire (et à prévenir la véritable personne d’une potentielle usurpation de données).

Pourquoi je reçois plein de spams ?

Il est difficile de totalement bloquer les spams, car la distribution de votre mail peut être effectuée de manière directe ou indirecte, voire cachée, comme lors :

• de l’acceptation des CGU (Conditions Générales d’Utilisation) ou des CGV (Conditions Générales de Vente) ;
• de la création d’un compte sur internet ;
• du remplissage d’un formulaire d’informations en ligne ;
• d’une inscription à des jeux concours ;
• d’un forum où votre mail a été mentionné ;
• d’un partage de base de données ;
• d’une demande de contact.

Cependant, il existe des solutions, entre prévention et outils, pour réduire le nombre de spams dans votre boîte mail.

Quelles sont les solutions pour arrêter les spams ?

1. Soyez vigilant lorsque vous communiquez vos informations

Notamment votre moyen de contact direct (téléphone et adresse mail), surtout s’il s’agit de formulaires en ligne. Vérifiez que vous pouvez refuser l’utilisation de vos données personnelles à des fins commerciales ou la possibilité de distribuer vos informations à un tiers.

1. Ne répondez pas aux messages

Ici, il s’agit de ne pas répondre aux mails, mais aussi aux SMS ou appels de contacts que vous ne connaissez pas. Vérifiez toujours l’adresse mail utilisée : certaines sont suspectes (par exemple si elles ne sont faites que de numéros), et soyez très attentifs au nom de domaine qui suit l’arobase (@). Les sites comme celui des impôts suisses doivent posséder un @estv.admin.ch. Dans le cas contraire, il s’agit sûrement d’un spam qui peut s’avérer très dangereux en cas de cyberattaque.

1. N’ouvrez pas les documents

Dans la même lignée, ne cliquez pas sur les liens dans le mail et n’ouvrez pas les pièces jointes. Par exemple, les spams de la Poste suisse contiennent un lien qui vous invite à suivre l’acheminement d’un colis, ou la nécessité de confirmer une livraison. Ne cliquez pas sur ce lien et préférez copier le numéro de suivi (sans doute factice) pour le coller dans la barre de suivi du site officiel de la Poste suisse.

1. Créez plusieurs adresses de messagerie

Il est important de posséder au moins deux boîtes de messagerie et/ou deux adresses mail différentes. L’une d’elles sera votre adresse principale, celle avec laquelle vous communiquez avec des destinataires que vous connaissez, qui vous sert pour le travail. L’autre permettra de vous servir de messagerie « poubelle » (sites marchands, réseaux sociaux, formulaires de jeux, concours, cartes fidélité, magasins, etc.).

1. Utilisez un filtre de protection

Certains filtres ou logiciels anti-spam permettent de limiter la réception de courriers indésirables. Certains filtres sont gratuits et d’autres sont payants, mais proposent plus de solutions de protection (Swizzonic, Filtre-MX, etc.). Vous pouvez les télécharger directement sur votre ordinateur.

1. Désabonnez-vous régulièrement

Lorsque vous recevez un spam, pensez à vous désabonner du site ou de l’expéditeur concerné. Vous pouvez aussi régulièrement faire le tri dans les abonnements ou les comptes que vous n’utilisez plus (services, applications, sites internets).

1. Utilisez votre boîte spam

Comme nous le verrons un peu plus loin, votre messagerie (idem sur les réseaux sociaux) possède une boîte à spam. Pensez à supprimer régulièrement les messages qui s’y trouvent, et pensez à filtrer ceux que vous recevez sur votre boîte de réception classique pour en faire des spams automatiques.

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Comment se débarrasser des spams sur mon téléphone ?

Comme évoqué plus haut, les spams ne concernent pas seulement les messageries électroniques. Vous pouvez être victime de spams directement sur votre téléphone par d’autres moyens qu’un courriel malveillant ou indésirable.

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Quels sont les outils pour me protéger des spams ?

Quel est le meilleur logiciel anti-spam gratuit ?

Il existe certains filtres pour bloquer les spams, mais également des logiciels plus complets. Certains sont gratuits comme Cleanfox. Il permet de nettoyer votre boîte mail, mais aussi de bloquer les courriers indésirables automatiquement grâce à une configuration personnelle. Ainsi, vous réduisez le nombre de newsletters, emails publicitaires ou autres communications que vous ne souhaitez plus. Les spams sont supprimés automatiquement de manière à désengorger votre boîte de réception.

Cleanfox fonctionne avec tous les fournisseurs d’email (Gmail, Hotmail, Yahoo, Orange, SFR…) et est téléchargeable directement sur le site web, mais aussi sur l’Apple Store ou l’Android Store.

Est-ce que Clean Email est fiable ?

Le logiciel Clean Email est un outil qui permet de regrouper plusieurs solutions pour arrêter la réception de spams. Vous avez la possibilité de l’utiliser pour votre entreprise, afin de bénéficier de réductions sur le nombre de comptes ouverts.

Clean Email permet :

• un paramétrage sur mesure intelligent, adapté à vos demandes de tri, de catégories, d’intérêts, afin de vous proposer que les mails importants pour vous ;

• un nettoyage rapide de votre boîte de réception, en filtrant directement les notifications ou les mails suspects ;

• une suppression des mails de plus de 3 ans (type notifications sur les réseaux sociaux, réductions sur les sites marchands) ;

• la création de groupes de messageries qui permettent de mettre en avant les mails les plus importants pour vous, et de regrouper, par exemple, les newsletters qui n’ont pas la priorité ;

• un archivage automatique avec suppression ou conservation des messages selon vos paramètres avancés établis ;

• la possibilité de vous désabonner de tout expéditeur ou courrier indésirable de manière automatique (par l’envoi d’une demande de désabonnement ou la suspension de l’abonnement) ;

• l’automatisation de certaines tâches comme le nettoyage quotidien de vos e-mails ou le placement de vos messages dans un dossier selon l’expéditeur (par exemple, « dossier de monsieur X » dans la catégorie « Travail »).

Le petit plus : vous pouvez l’essayer gratuitement avant de vous engager.

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C'est quoi la boîte des spams ?

Où vont les spams ?

Lorsque vous recevez un mail suspect ou un courriel envoyé par un destinataire douteux, les robots de votre messagerie savent les repérer la majorité du temps. Ils les classent alors dans la boîte des spams, une catégorie spécifique qui se diffère de votre boîte de réception principale.

Où trouver sa boîte de spams ?

Parfois, les mails sont si bien filtrés que vos messages électroniques importants sont transférés dans la boîte des spams indépendamment de votre volonté. Il est donc important de savoir où trouver sa boîte de spams, pour la consulter, mais aussi supprimer les courriers indésirables polluants.

• Sur Gmail : rendez-vous dans la colonne latérale gauche pour faire défiler la liste de vos boîtes. Vous trouverez un dossier « Spam » dans lequel sont placés tous les courriers indésirables détectés par le robot.

En cas d’erreur, vous devez cliquer sur le mail non concerné par le spam puis cliquer sur « non-spam » au-dessus de la liste des e-mails. Le courriel se placera automatiquement dans votre boîte de réception et les suivants (s’ils sont envoyés par le même destinataire) ne seront plus redirigés dans les spams.

• Sur Outlook/Hotmail : rendez-vous dans la colonne latérale de gauche pour trouver le menu « Courrier indésirable ».

Sélectionnez votre mail non-spam et cliquez sur l’icône bleue « Courrier légitime ». Tout comme sur Gmail, votre courrier retournera automatiquement dans la catégorie « boîte de réception » principale.

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Comment se désabonner de tous les mails publicitaires et listes de diffusion ?

La plupart du temps, pour se désabonner de tous les mails publicitaires et des listes de diffusion, il faudra le faire manuellement ou utiliser un logiciel complet comme Clean Email ou CleanFox (évoqués plus haut). Cependant, les techniques de désabonnement varient selon la catégorie ciblée.

Les listes de diffusion des réseaux sociaux

Il s’agit des notifications diverses ou des alertes que vous recevez lorsque quelqu’un vous mentionne ou poste une nouvelle publication, story ou réel.

Facebook

1. Connectez-vous à votre compte Facebook ;
2. Choisissez « Intérêts » puis cliquez sur « Plus » ;
3. Une liste des intérêts (pages, groupes) auxquels vous êtes abonné s’affiche : cliquez sur l’icône de la liste Facebook de laquelle vous voulez vous désabonner ;
4. Sélectionnez « Supprimer la liste ».

Twitter

1. Connectez-vous à votre compte Twitter ;
2. Cliquez sur l’icône de pignon en haut à droite de l’écran ;
3. Choisissez « Paramètres » ;
4. Sélectionnez « Notifications par e-mail » dans la barre latérale de gauche ;
5. Cliquez sur « Désactiver » à côté de « E-mail activé ».

Se désabonner des listes de diffusion de son adresse mail

Pour ne plus recevoir de courriers depuis une liste de diffusion vous pouvez :

• vous désabonner via le site directement ;
• placer l’expéditeur en liste noire.

Cependant, cela ne marche pas de la même manière avec les spams : il est recommandé de bloquer l’expéditeur des messages et de les supprimer définitivement.

En effet, il est rare qu’un pourriel possède la même adresse d’expédition à chaque envoi. De plus, en cliquant sur un lien de désabonnement, vous risquez de ne faire que confirmer votre adresse mail et recevoir plus de courriers. Ou pire, cliquer sur un malware. N’oubliez pas : il ne faut jamais cliquer sur un lien ou ouvrir une pièce jointe.

Se désabonner d’une newsletter

Pour la newsletter, vous pouvez vous désinscrire à tout moment. C’est une bonne méthode pour nettoyer votre boîte mail par la même occasion.

Concernant les newsletters, vous n’aurez pas le choix de cliquer sur les liens « cliquez pour vous désinscrire » ou « se désabonner ». Vérifiez toujours qu’il s’agit d’un véritable mail et non d’un spam.

Ces liens vous permettent de basculer sur le site en question pour vous désabonner. Parfois, il est nécessaire de faire cette étape en plusieurs clics (raisons de votre désabonnement, confirmation de volonté de ne plus recevoir de mails, questionnaires de satisfaction).

Sur Gmail, vous avez la possibilité de vous désinscrire plus rapidement grâce à un bouton unique situé en haut de la newsletter. Une fonctionnalité pratique si le lien de désinscription n’est pas toujours visible dans le mail.

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Que faire en cas d’arnaque par spam ?

Malgré toutes les précautions prises, il arrive parfois que l’expéditeur d’un spam arrive à ses fins. Dans ce cas, certaines étapes sont à réaliser pour se protéger et protéger son entreprise en cas de fuites de données.

1. Désabonnez-vous (s’il ne s’agit pas d’un spam)

S’il s’agit d’un expéditeur légitime, cliquez sur le lien de désabonnement ou de désinscription afin de faire valoir votre droit au retrait du consentement.

1. Signalez le message

Vous pouvez signaler le message ainsi que l’expéditeur directement via votre compte de messagerie. Vous avez également la possibilité d’avertir les services de cybersécurité en cas d’intrusion à plus grande échelle (rançongiciel, cyberattaque des systèmes informatiques, piratage de données confidentielles).

1. Créez des règles dans votre boîte de réception

Comme évoqué plus haut, vous pouvez paramétrer votre boîte mail de manière à marquer automatiquement les spams, notamment ceux qui reviennent régulièrement (même avec d’autres adresses d’envoi).

1. Équipez-vous de logiciels

Filtres antispam, logiciels, outils de sécurité informatique : tout est propice à la protection. Vous pouvez également télécharger une extension sur votre navigateur internet ou sur votre compte de messagerie pour vous alerter facilement en cas de message ou de site Internet suspect.

1. Formez les membres de votre entreprise

Pour pallier ces différentes attaques et savoir reconnaître un courrier indésirable dès le départ pour éviter tout risque de piratage ou d’escroquerie, la prévention est de rigueur. Pour cela, pensez à vous former et à former vos employés aux risques (formation en interne, conférences, audits).

1. Déposez plainte

En cas d’escroquerie avérée, de fraude ou de vol de données, pensez à porter plainte en fournissant toutes les preuves du délit, dont le spam en question.

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Spam et contenu illégal : comment faire la différence ?

Il faut bien différencier le spam (publicité mensongère ou intempestive) ou l'hameçonnage d’un mail à contenu illégal, voire criminel. Le contenu criminel n’est pas considéré comme un spam et doit faire obligatoirement l’objet d’un signalement. Il s’agit :

• de pédophilie ou de corruption de mineur ;
• de mise en danger des personnes ;
• de menaces ou incitation à la violence ;
• d’injures ou de diffamation ;
• de trafic illicite ;
• d’incitation à commettre des infractions, des délits, des crimes ;
• d’incitation à la haine raciale ou de provocation à la discrimination de personnes (en raison de leurs origines, de leur sexe, de leur orientation sexuelle ou de leur handicap) ;
• d’escroquerie, de fraude, de détournement d’argent ;
• de terrorisme : menace ou apologie

Éradiquer le spam n’est donc pas si simple, mais avec les bons outils, il est possible d’en réduire la réception. La prévention est un outil de taille pour repérer les courriers indésirables et éviter d’être pris dans le piège des hackers. Pensez donc à vous armer de filtres ou d’un logiciel anti-spam, afin de ne pas devenir la personne la plus spammée du monde, à l’image de Bill Gates et ses 4 millions de spams par jour.